一、采購管理制度與工作流程

1、申購

各項(xiàng)材料的請購部門如下：

（1）常備材料：生產(chǎn)管理部門

（2）預(yù)備材料：物料管理部門

（3）非常備材料：

       a.訂貨生產(chǎn)用料：生產(chǎn)管理部門

       b.其他用料：使用部門或物料管理部門

2、下單

（1）通常情況下，采購員接到缺料，獲取缺料以下基本信息：存貨編碼，產(chǎn)品型號(hào)，數(shù)量。

（2）分析缺料信息是否合理，再將定單下給供應(yīng)商，定單必須含有以下信息：材料名稱、型號(hào)，數(shù)量，單價(jià)，金額，計(jì)劃到貨日期。

（3）采購審核員根據(jù)具體情況進(jìn)行定單審核

（4）定單傳真給客戶以后，采購員需要與客戶確認(rèn)采購信息，并要求簽字回傳。

（5）緊急請購時(shí)，由請購部門于“請購單”“說明欄”注明原因，由上級(jí)主管簽字，再交由采購緊急處理。

3、采購發(fā)單

　　采購定單完畢以后，采購員根據(jù)采購定單上要求的供貨日期，采用時(shí)間段向供貨商反復(fù)確認(rèn)到貨日期直至材料到達(dá)我公司。

4、入庫

　　收貨員收材料之前需確認(rèn)供應(yīng)商的送貨單是否具備以下信息：供應(yīng)商名稱，定單號(hào)，存貨編碼，數(shù)量；如定單上的信息與采購定單不符，征求采購員意見是否可以收下。

5、退貨

　　采購填寫退貨單，進(jìn)行定單退貨。

6、對帳

（1）月結(jié)

　　a.每個(gè)月月初，各供應(yīng)商將上月月結(jié)表送至我公司，采購員根據(jù)我公司收貨員簽字的送貨單，我公司的入庫單據(jù)和單價(jià)表核對月結(jié)表。

　　b.目前月結(jié)表中出現(xiàn)以下不足之處：無定單號(hào)，存貨編碼，退貨數(shù)量，上月欠款余額，發(fā)生額至本期欠款余額等信息。

（2）增值稅發(fā)票

　　校對發(fā)票上的以下信息：我公司的全稱，帳號(hào)，稅號(hào)，發(fā)票上的材料名稱，數(shù)量，金額。在此發(fā)面我們也有欠缺表現(xiàn)為發(fā)票金額大于定單金額，特指一張定單只有一種材料的情況。

7、付款：

　　根據(jù)付款周期編制付款計(jì)劃，由財(cái)務(wù)出納安排付款。

二、委外外協(xié)出現(xiàn)問題怎么處理

1、傳統(tǒng)解決方案：

盡量保存好單據(jù)，可能還會(huì)請文員專門做統(tǒng)計(jì)的事情，但是大部分文員完全不懂工藝，只能機(jī)械式的統(tǒng)計(jì)，很難判斷是否合理，既浪費(fèi)了人力，效果也不一定好。

2、管理系統(tǒng)解決方案：

（1）外發(fā)訂單分供應(yīng)商全部記錄。

（2）數(shù)據(jù)根據(jù)供應(yīng)商執(zhí)行情況自動(dòng)記錄。

（3）所有數(shù)據(jù)清晰可查，減少和供應(yīng)商的扯皮，有效減少查詢和對賬成本。

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編輯：小明